賃貸管理会社の変更で必要な書類は？

契約に関する書類には、以下のようなものが挙げられます。

• 家賃保証委託契約書
• 賃貸借契約書
• レントロール

上記のほかには、「入居審査申込書」があるとよいでしょう。この書類に記載した内容は、その後の賃貸借契約書の作成の基礎情報となります。事前に正確な情報を提供することにより、契約手続きがスムーズに進みやすいです。

また、レントロールと呼ばれる書類も欠かせません。複数の借主の賃貸条件について一目で見てわかりやすくまとめられている書類です。

賃貸管理関係で必要な書類には、以下のものが挙げられます。

• 建物管理業務報告書
• リフォーム履歴報告書
• 法定の定期検査報告書

建物管理業務報告書には、メンテナンスの記録や、設備関係の劣化・故障といったデータについて記録されています。リフォーム履歴報告書は、部屋の原状回復の記録・履歴などが記載されています。

建物管理に関する書類は、検査や報告の実施状況について確認できるように準備しておきましょう。

家賃管理関係の書類には、以下のようなものが挙げられます。

• 家賃収支報告書
• 滞納履歴管理表

家賃収支報告書は、管理会社が作成するものであり、これまでの履歴を確認するうえで重要な書類です。滞納履歴管理表は作成しないケースが多いですが、記録（メモ程度）や家賃保証債務履行の記録があると、管理業務を行ううえで役立つでしょう。

管理会社を変更する流れは、管理委託契約書の確認・信頼できる管理会社の選定・解約通知・管理会社間での引き継ぎ・入居者への通知などを行います。入居者への通知は、入居者の混乱を招かないようなるべく早めに行うことが重要です。

ここでは、管理会社を変更する流れについて解説します。

まず、現在の管理会社との契約内容について確認します。契約書には、解約する場合に必要な手続き・条件について記されています。中でも重要なのは、解約予告期間と違約金の有無の箇所です。

管理委託契約の多くは、解約希望の場合、数か月前に通知が必要なため、この期間を守らないと、トラブルになる可能性があります。

契約期間中に解約する場合、違約金が発生するケースもあるため、しっかりと確認しておくことが重要です。

※1 参照元：不動産業界のお役立ち情報をお届け（https://www.retech-network.com/posts/detail/1127#a07）2025年10月時点

変更後に依頼する管理会社の選定を行います。管理会社選定の際には、複数の候補を挙げて比較し、物件運用方針・収益目標に合う会社を選びましょう。

選定する基準は、サービス内容や管理費用、空室対策、入居者対応の質などが挙げられます。

オーナーの希望に合わせて柔軟な対応ができるかどうかも、管理会社を選ぶうえで重要なポイントだと言えます。さらに、スムーズな引き継ぎができるかどうかも確認をしておきたいところです。

新しい管理会社がスムーズに引き継ぎなどの対応ができるかどうか確認しておくと、トラブルを防ぎ、入居者に影響を与えないように進められます。

新しい管理会社が決まった後、現在の管理会社に対し、正式な解約通知を提出します。

解約通知は、契約書に定められている予告期間に従って作成し、書面で提出するのが一般的です。

解約通知の連絡を行うと、双方のスケジュール調整をしながら、新たな管理会社への移行準備がスムーズに進めやすくなります。

次に、管理会社間での引き継ぎに入ります。引き継ぎをする内容として、入居者に関するデータをはじめ、物件に関する情報、賃貸契約書、過去に発生したトラブルなどが含まれます。

中でも、入居者に関するデータは、今後の対応・トラブルの防止に役立つため、しっかりと引き継ぐことが大切です。

さらに、過去のメンテナンス履歴や修繕履歴について共有しておくと、新しい管理会社が物件の状態を把握し、適切な管理をするための準備が整います。

管理会社の変更/手続きが済んだ後、物件の入居者へ通知を出します。通知には、管理会社が変更になること（期日も明示）・新しい管理会社の連絡先について記載するほか、賃料の振込先の変更がある場合も記載しておきます。

通知は、入居者の混乱を招かないようなるべく早めに行うようにしましょう。

また、今後の対応や新しい管理会社への問い合わせ窓口、何か問題が発生した場合の対応についても明示しておくと、入居者の信頼につながり、管理会社変更に伴う影響もなるべく抑えることができます。